Considerando que um projeto é sempre uma alternativa futura, nas quais as iniciativas e escolhas que fazemos hoje podem e devem impactar o resultado esperado no futuro, os pontos primordiais que estruturam a gestão de projetos de excelência vão desde a compreensão do relacionamento entre pessoas e equipes, manuseio e documentação das informações durante esse percurso, tempo, recursos financeiros e gestão pontual e qualificada de fornecedores quer sejam internos como externos.
Sendo assim, os elementos estruturantes para a excelência na gestão de projetos passam por:
1- Gestão de pessoas (na definição de quais são suas competências a partir dos seus conhecimentos, habilidades e atitudes e definição de suas funções no projeto),
2- Gestão de fornecedores (que dizem respeito às tecnologias que serão utilizadas bem como as relações internas e externas que se mantém com estes),
3- Gestão da informação (a documentação, registro e aplicação de técnicas, conteúdos e compliance),
4 – Gestão de tempo (principalmente no monitoramento e controle do andamento do projeto através de ferramentas como roadmaps, milestones, status report entre tantos outros formatos),
5- Gestão de recursos (que refere-se ao processo de identificação, aquisição, alocação e controle dos recursos -pessoas, tecnologia e financeiro- necessários para a execução bem-sucedida de um projeto).
Um dos grandes desafios na gestão de projetos, senão o mais desafiador na minha opinião, é a forma como lidamos com o tempo durante o desenrolar do projeto. Karina Murgel, destaca muito bem em seu vídeo “Como lidar com o tempo na gestão de projetos?” quando pontua a objetividade, escolhas, acordos e negociação que precisam ser muito claros para todos os envolvidos durante o andamento do projeto. É já na etapa de planejamento de um projeto que impactos podem ser previstos, os alinhamentos com os stakeholders precisam acontecer de forma frequente para que se possa entender tudo aquilo que se perde e ganha com nossas escolhas e a partir disso a negociação do tempo com as partes interessadas de forma mais transparente e justa. A gestão de tempo e recursos, principalmente nessa fase, precisam andar juntas para que as negociações realizadas tenham insumo suficiente para tomar a melhor decisão. Como designer, em uma das minhas primeiras experiências profissionais numa agência digital, escutei de minha liderada que tal cliente não merecia o tempo e esforço que estava dedicando àquele projeto. Apesar de não concordar da forma como foi exposta a relação tempo x recurso nesse exemplo, hoje eu consigo entender que, numa perspectiva de negócio e projeto modelo cascata da empresa, o que a tal gestora estava tentando me dizer era definir e negociar quais seriam as melhores escolhas, ações e ferramentas para a criação daquela solução considerando o tempo e recursos envolvidos e dedicados àquele projeto e perfil de cliente.
Também estrutura e fortalece a gestão de projetos os vínculos que são feitos ao longo desta. Tais vínculos tratam do relacionamento profissional estruturado e são percebidos nas diferentes fases do projeto. Tais vínculos podem ser de caráter:
1- Afetivo – Esse vínculo é o start do relacionamento corporativo, por onde o projeto chega que pode ser através da indicação de uma pessoa, redes sociais, um touchpoint… Ele acompanha e atua em toda cadeia de vínculos do projeto, pois trata da construção, percepção e vivência de cada um de nós. É ele que garante no final da trilha de vínculos a efetividade de uma boa relação com o cliente. Ou seja, na vivência relatada anteriormente com minha líder, a relação cliente x projeto, da forma como foi exposta por ela, promove um atrito no vínculo afetivo com esse cliente a medida que não o inclui no centro das decisões e afasta os envolvidos do projeto da real necessidade e problema vivenciado pelo mesmo.
2- Comercial – A partir do afetivo, evolui-se para o comercial, que estrutura o anterior em forma de proposta comercial, briefing, onde as reuniões de alinhamento e detalhamento do projeto acontecem. Aqui se desenvolve o processo de captação e retenção desse cliente através de fases sequenciais:
- Prospecção ou Atendimento – a equipe comercial mantém postura ativa ou passiva, seguindo um workflow, na captação/retenção do cliente.
- Apresentação das expectativas – onde o cliente quer e deve ser surpreendido, momento no qual é demonstrado o produto/serviço, suas características e potencial resolutivo aos problemas e necessidades do cliente.
- Alinhamento de escopo – momento no qual os entregáveis são lapidados e formatados para atender os desejos e necessidades do cliente.
- Proposta técnica – são definidas as etapas do projeto, discutido o tamanho do escopo.
- Proposta comercial – momento que o gestor de projeto indica os recursos tecnológicos e humanos diante do tempo de execução para o comercial
- Negociação – etapa que envolve sensibilidade e empatia com o cliente, onde o gestor do projeto pode auxiliar para redução de escopo e custos para permitir margem de descontos para o cliente.
3- Jurídico – Seguido da definição comercial estabelece o vínculo jurídico, no qual acordos de sigilo e confidencialidade, análise de termos e cláusulas serão validados e verificados se atendem o interesse de ambas as partes. Importante destacar a importância do termo de encerramento no contrato, pois sendo um projeto um percurso que tem início meio e fim, é preciso ter clareza e amparo legal quanto ao que define o seu encerramento. Também é onde o compliance vai elucidar o que está em conformidade ou não com as normas, leis e regras e o gestor acionar, buscar e receber apoio através de processos documentados e procedimentos que se transformam em ações.
4- Técnico – Tendo o vínculo jurídico estabelecido o projeto em si começa a ser estabelecido no vínculo técnico.
5- Efetivo – Por fim no efetivo, havendo conformidade e afetividade positiva durante a execução do projeto se estabelece também a efetividade de atendimento e prestação de serviço (termo popularmente conhecido no passado por fidelização).
Na minha experiência os vínculos são importantes e essenciais para a boa fluidez no andamento do projeto, ter vínculos fortes garante que saibamos quais são as áreas que podemos acionar em determinados momentos do projeto, quem são as pessoas responsáveis, seus papéis e principalmente como abordamos e colocamos nosso cliente no centro das decisões e garantimos uma experiência de qualidade e profissionalismo durante a execução do projeto.
Referências
Pós graduação FAAP | Gestão Estratégica do Design | Disciplina: Gestão de projetos de Excelência – Professor Júlio Freitas.
Karina Murge, e-Talks | Gestão de Projetos: Lidando com o Tempo – Karina Murgel [Integration] https://www.youtube.com/watch?v=fyBBrt22o7s
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